Ein E-Mail-Tresor für Städte und Gemeinden

Mit PMCS realisiert die Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm für ihre Mitglieder revisionssichere E-Mail-Archivierung

E-Mails sind in der Verwaltung das mit weitem Abstand am häufigsten genutzte elektronische Kommunikationsmittel. Um seine Kunden, die Städte und Gemeinden sowie Landkreise und Verwaltungsgemeinschaften zwischen Neckar und Bodensee, bei der Bewältigung dieses E-Mail-Aufkommens zu unterstützen, bietet der IT-Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm – kurz KIRU – in seinem Rechenzentrum einen revisionssicheren E-Mail-Archivierungsdienst an. Technisch und kaufmännisch unterstützt wird die KIRU dabei vom Enterprise Vault-Spezialisten PMCS.

Mit 342 Städten und Gemeinden, einem Stadt- und 13 Landkreisen sowie einem Energie-Zweckverband versorgt das Rechenzentrum KIRU einen großen Teil des südöstlichen Baden-Württembergs mit IT-Diensten. Das als Zweckverband geführte Rechenzentrum mit rund 380 Mitarbeitern, bietet eine breite Palette an Fachan-wendungen für eine moderne bürgerorientierte Verwaltung an. Rund 200 Lösungen und Dienstleistungen stehen auf der Angebotsliste der KIRU. Das Besondere dabei ist die Kombination aus technischem Sachverstand und Verwaltungs-Know-how, die es dem Zweckverband ermöglicht, E-Government-Lösungen an den tatsächlichen Anforderungen seiner Mitglieder und Kunden auszurichten. Neu im Portfolio des kommunalen Rechenzentrums ist die E-Mail-Archivierung auf Basis von Symantec Enterprise Vault.

Der Datenflut intelligent gegensteuern

„In den letzten Jahren ist der Speicherplatzbedarf enorm angestiegen“, beschreibt Manfred Keller, IT-Leiter bei der Stadt Oberndorf am Neckar, sein Problem. „Immer mehr Behörden und Firmen kommunizieren über E-Mail. Bis vor ein paar Jahren wurden sämtliche Rundschreiben des Städte- und Gemeindetages in Papierform geliefert. Jetzt werden diese nur noch per E-Mail versendet.“ Bei der Stadt Oberndorf hat sich der Speicherbedarf der E-Mail-Postfächer in den vergangenen vier Jahren mehr als verdoppelt. Kellers Erfahrungen teilen viele IT-Leiter in der öffentlichen Verwaltung. „Genau da setzen wir mit unserem Archivierungsangebot an“, erklärt Michael Beier, Diplom-Wirtschaftsinformatiker (BA) und Mitarbeiter des Fachbereichs Bürokommunikation bei der KIRU. „Wir reduzieren die enormen Datenmengen, die der E-Mail-Verkehr erzeugt, und verlagern sie von den teuren Primärspeichern in günstigere
Sekundär-  oder Tertiärsysteme. Die Anwender werden dadurch nicht beeinträchtigt.“ Möglich wird das in mehreren Schritten. Der erste setzt bei den Dateianhängen an, die den größten Teil des Datenvolumens ausmachen. Mit der KIRU-PMCS-Lösung lassen sich die Anhänge aus den Mailboxen in zentrale Online-Speicher verschieben. Die Regeln dafür legen die Administratoren individuell für ihre Organisation fest. Dabei werden die Anhänge eindeutig indexiert, so dass doppelt vorhandene Dateien nur einmal abgespeichert werden. Dieser zweite Schritt, nennt sich Single Instance Storage (SIS). Er entlastet die individuellen Mailboxen und reduziert den insgesamt benötigten Speicher und damit die Kosten erheblich. Von den Rundschreiben des Gemeindetages wird beispielsweise nur eine zentrale Kopie archiviert, auf die alle Mitarbeiter der Stadt Oberndorf über eine Verknüpfung aus ihrem E-Mail-Postfach zugreifen können.

Der dritte Vorteil liegt in der Umwandlung der herstellerabhängigen Dateisysteme der E-Mail-Programme wie Exchange oder Lotus Notes. Um den Mail-Server zu entlasten, begrenzen die Administratoren normalerweise die Postfachgröße. Wird das Postfach zu groß, lagern die Mitarbeiter ihre alten E-Mails oft in Archivdateien aus, die in der Regel lokal auf den Systemen der
Anwender liegen. Das hat den Nachteil, dass die Informationen auch nur vom lokalen System aus zugänglich sind. Durch die Verlagerung in das zentrale Archiv entschärft sich das Problem der Mailbox-Begrenzung. Anwender können ohne IT-Unterstützung einfach in ihrem E-Mail-Client auch ältere Vorgänge einsehen ─ von jedem Endgerät aus, das für einen Zugriff autorisiert ist.

 

kiru E-Mail-Archivierung

 

Mit Sicherheit revisionssicher

Das lokale Speichern von E-Mail-Dateien hat einen weiteren gravierenden Nachteil: Es ist nicht revisionssicher. Das Bundesfinanzministerium hat klargestellt, dass E-Mails ein „originäres digitales Dokument“ darstellen, das „im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss“. Das bedeutet: Verwaltungen müssen E-Mails so aufbewahren, dass sie im Bedarfsfall innerhalb einer angemessener Frist wiederherstellbar sind. Die dabei maßgeblichen Richtlinien sind die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Die GDPdU regelt unter anderem die Aufbewahrungsfristen und verlangt eine maschinelle Auswertbarkeit über mindestens zehn Jahre. Die Anforderungen an die Aufbewahrungssysteme sind in den GoBS geregelt. Dort ist festgeschrieben, dass E-Mails mit einem unveränderbaren
Index zu versehen sind, unter dem das archivierte Dokument verwaltet und verarbeitet werden kann. Das Problem: Reguläre E-Mail-Dateien sind unstrukturiert und nicht indexiert. Backups erfüllen zwar unter Umständen die Anforderungen des Gesetzgebers, die Wiederherstellung der Originaldokumente ist aber langwierig und aufwendig.

Mit der Enterprise Vault-Lösung der PMCS bietet die KIRU ihren Mitgliedern und Kunden eine komfortable Lösung, um die regulatorischen Anforderungen zu erfüllen. Das System ermöglicht eine differenzierte Klassifizierung der Dateien ─ entweder automatisiert oder benutzergesteuert. Auf dieser Basis können die Verantwortlichen in den Städten und Gemeinden für die verschiedenen Dokumentenklassen passende Archivierungsregeln im System festlegen. Die Lösung bietet dabei die nötige Flexibilität, um auch den immer strenger werdenden Datenschutzanforderungen Rechnung zu tragen. Da lediglich die Mailbox und nicht der gesamte E-Mail-Verkehr archiviert wird, können die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter eine Filterfunktion übernehmen und nicht aufbewahrungspflichtige Daten löschen. Dadurch reduziert sich auch das Archivvolumen, was weitere Kosten einspart.

Zwei starke Partner

Das Rechenzentrum KIRU bietet seinen Mitgliedern und Kunden die Lösung zur E-Mail-Archivierung in Kooperation mit PMCS an. Das Bad Camberger Unternehmen ist 2010 von Symantec zum Enterprise Vault-Partner des Jahres gewählt worden und verfügt über ausgewiesene Expertise in der E-Mail-Archivierung inklusive eigenem Support-Center mit Bereitschaftszeiten von 7:00 bis 20:00 Uhr. „Durch die enge Zusammenarbeit mit PMCS bei der Implementierung und Wartung von Enterprise Vault erhalten unsere Kunden die Erfahrung des Zweckverbands bei der Bereitstellung integrierter IT-Lösungen für den öffentlichen Sektor gepaart mit dem Spezialwissen eines der größten Symantec-Partner in Deutschland“, betont KIRU-Spezialist Michael Beier. IT-Leiter Manfred Keller aus Oberndorf hat die Archivierungslösung in seiner Verwaltung bereits umgesetzt: „Planung und Einführung verliefen ohne Probleme. Wir haben eine sehr gute Installation mit entsprechender Dokumentation durch die KIRU und PMCS bekommen. Insbesondere beim Planungsgespräch wurden viele Punkte abgefragt und mit eingeplant.“