Mail-Kommunikation im Griff

Sichere und effiziente Archivierung für I0.000 AOK-Postfächer

Seit die IT|S|Care die elektronische Post der AOK Saarland, Rheinland-Pfalz und Hessen mit Veritas Enterprise Vault verwaltet, ist der Betrieb des Mailsystems deutlich effizienter geworden. Mit Unterstützung von Veritas Platinum Partner PMCS hat die IT|S|Care die Lösung schnell und problemlos eingeführt.

Wichtiges Medium
Immer mehr prägt der Mailverkehr heute das Tagesgeschäft der allgemeinen Ortskrankenkassen mit Kunden und Gesundheitspartnern. So sichert etwa die AOK Rheinland-Pfalz ihren Mitgliedern eine Antwortzeit von maximal 24 Stunden auf Anfragen über ein Mailformular zu. Um diesen geschäftskritischen Dienst zukunftsfähig zu unterstützen, schlug die IT|S|Care (ehemals: ARGE AOK-IS Mitte) als IT-Dienstleister der drei Landes-AOKs vor, eine Lösung für die Mailarchivierung einzuführen.

Sorgfältige Produktauswahl
Die wichtigsten Anforderungen kristallisieren die IT-Verantwortlichen schnell heraus: Durch eine strukturierte Archivierung möchten sie die Performanz der Mailserver sicherstellen. In diesem Zuge sollen auch die persönlichen Archivordner der Mitarbeiter abgelöst werden, die zunehmend Speicherplatz in den Filesystemen beanspruchen. Darüber hinaus möchte die IT|S|Care ihren Kunden mit der Lösung langfristig eine Basis für richtlinienkonforme Datenarchivierung bieten. Anhand einer detaillierten Entscheidungsmatrix geht das Projektteam in eine ausführliche Produktevaluierung. Die beiden Lösungen mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis werden anschließend intensiv getestet. Bei der Entscheidung für Enterprise Vault gibt neben den passenden Produktfunktionen wie der Mandantenfähigkeit und den guten Suchmechanismen das Implementierungsangebot von PMCS den Ausschlag.

ITS Care nutzt Veritas Enterprise Vault

Faire Zusammenarbeit
Als einziger Anbieter hat PMCS sich verpflichtet, das Risiko für eventuelle Mehraufwände bei der geforderten Unterstützung selbst zu tragen. Dieses ausgesprochen faire Angebot hat die Budgetverantwortlichen überzeugt. Noch erfreulicher für die IT|S|Care: Die Kosten lagen schließlich sogar unterhalb dieses Angebots, da PMCS für alle geforderten Leistungen von der Konzepterstellung bis zur Dokumentation noch unterhalb des geplanten Zeitrahmens blieb. Auch mit der Zusammenarbeit im Projekt zeigen sich die Verantwortlichen von der IT|S|Care zufrieden: Ihre Anforderungen wurden von PMCS so umgesetzt und dokumentiert, dass das Rollout des Systems nach einem Piloteinsatz eigenständig durchgeführt werden konnte. Die gesamte Einführung verlief sehr effizient, da schon im Rahmen der Produktauswahl die Struktur der Lösung detailliert definiert wurde. Frühzeitig hatte das Projektteam das Vorgehen auch mit dem
Personalrat abgestimmt und sichergestellt, dass die Archivierungsrichtlinien alle relevanten Betriebsvereinbarungen in Sachen Datenschutz berücksichtigen.

Effiziente PST-Migration
Für den Exchange-Spezialisten Edgar Bonert ist die Auflösung der Vielzahl von unstrukturiert abgelegten, persönlichen Archivdateien (PST) ein besonderes Anliegen. Persönliche Archivdateien wurden von den AOK-Mitarbeitern angelegt, um Mails zu speichern, wenn ihre maximale Postfachgrenze erreicht war. Mehr als 12.000 PST-Files blockierten darum etwa drei Terabyte
Speicherplatz auf den Fileservern, verlangsamten unnötig Backups und verursachten immer wieder Probleme bei der Nutzung. Jeden Monat wuchs die PST-Masse um fünf Prozent. Durch die Einführung von Enterprise Vault werden die PST-Archive jetzt nicht mehr benötigt. Denn alle Mails werden regelbasiert anhand von Alterungsstrukturen automatisch in der Archivierungsplattform gespeichert. Die alten PST-Files waren über die 250 Standorte verteilt. Mit der automatischen Migration der Daten in Enterprise Vault ist ein zentrales Archiv als Single-
Instance-Speicher für den gesamten Mailverkehr realisiert worden.

Fazit
Die Verantwortlichen der IT|S|Care freuen sich über ein erfolgreiches Projekt: „Die Postfächer auf den Exchange Servern enthalten jetzt nur noch aktive Daten. So können wir für den Geschäftsbetrieb unserer Kunden in den Landes-AOKs einen performanten Mailverkehr gewährleisten.“ Die AOK-Mitarbeiter sehen die automatische Archivierung als Entlastung – falls sie die Umstellung überhaupt bemerkt haben. Meldungen zur Postfachgrenze gehören für sie der Vergangenheit an. Dank der transparenten Struktur der Daten in Enterprise Vault finden die User sich problemlos in dem neuen System zurecht. Einen weiteren Vorteil sieht die IT|S|Care in der zentralisierten Ablage der Daten in Enterprise Vault, die genau der Strategie entspricht, mit der die gesamte IT weiterentwickelt werden soll. In diese Richtung will die IT|S|Care weiter gehen: „Wir evaluieren jetzt die Enterprise Vault Filesystem-Archivierung, um unseren Kunden in Zukunft ein elektronisches Archiv nach modernsten Standards zu bieten.“